Cuidados na gestão das correspondências dos moradores de condomínio

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Um assunto que é muito esquecido quando se trata de administração condominial é a correspondência, ou melhor, a gestão das correspondências.

Em condomínios cada vez maiores e com grande número de pessoas, os cuidados com o recebimento e a entrega das correspondências devem ser redobrados, pois eventual violação, extravio ou até mesmo atraso na entrega podem causar responsabilidade do condomínio.

Portanto, Sr. (a) Síndico (a), vejamos alguns pontos de atenção que devem ser observados para evitar problemas de responsabilidade civil e prejuízos ao condomínio.

1)    Responsabilidade pelo extravio, violação ou demora na entrega da correspondência.

Primeiramente, é importante dizer que o condomínio, pelo síndico e seus prepostos, é o responsável pela guarda e a distribuição das correspondências aos moradores.

O art. 22º, da Lei 6.538/1978, traz disposição expressa sobre a responsabilidade pelos objetos de correspondência, conforme podemos verificar abaixo:

LEI 6.538/1978  Art. 22º - Os responsáveis pelos edifícios, sejam os administradores, os gerentes, os porteiros, zeladores ou empregados são credenciados a receber objetos de correspondência endereçados a qualquer de suas unidades, respondendo pelo seu extravio ou violação.

Neste sentido, se o morador for eficaz em provar que a violação ou extravio decorreu de ação ou omissão por parte de funcionário do condomínio, surgirá o dever de reparação pelos danos morais e materiais.

Ainda, se ocorreu demora na entrega da correspondência ao morador, e este conseguir demonstrar que lhe foram causados prejuízos, também surgirá o dever de indenizar.

Por isso, é importante tratar deste assunto com seriedade.

A Constituição Federal do Brasil de 1988 é expressa quanto à inviolabilidade das correspondências, diante do que se extrai abaixo, vejamos:

Art. 5º Todos são iguais perante a lei, sem distinção de qualquer natureza, garantindo-se aos brasileiros e aos estrangeiros residentes no País, a inviolabilidade do direito à vida, à liberdade, à igualdade, à segurança e à propriedade, nos termos seguintes:
(...)
XII - é inviolável o sigilo da correspondência e das comunicações telegráficas, de dados e das comunicações telefônicas, salvo, no último caso, por ordem judicial, nas hipóteses e na forma que a lei estabelecer para fins de investigação criminal ou instrução processual penal; [grifei]        

Outro importante dispositivo legal é o art. 151 do Código Penal brasileiro que trata como crime “devassar correspondência alheia”, incorrendo em pena de multa ou detenção, de um a seis meses.

Dito isso, já é fácil perceber o tamanho da responsabilidade que o síndico tem, inclusive atraindo para si a responsabilidade civil e criminal no caso de ingerência das correspondências, razão pela qual você deve continuar a leitura deste texto.

2)    Intimações judiciais 

Desde o advento do Código de Processo Civil de 2015, é válida a intimação judicial entregue ao responsável pelo recebimento de correspondência, usualmente funcionário da portaria, que poderá recusar caso o destinatário se encontre ausente.

Assim, a responsabilidade no recebimento destes mandados judiciais é de alta relevância, pois eventual falha poderá acarretar prejuízos imensuráveis ao condômino, inclusive a drástica revelia no processo judicial.

E destes prejuízos surgirá, mais uma vez, o dever de reparação do condomínio pelos danos morais e materiais.

Portanto, oriente os funcionários e faça um padrão de procedimento a ser adotado no recebimento destas intimações, como:

I.    Anotação no registro (manual ou informatizado) com prioridade na entrega;
II.    Envio de mensagem ao morador pelo canal disponível de comunicação;
III.    Protocolo de recebimento com informações sobre o dia, horário e funcionário que entregou a correspondência;
IV.    Orientação para evitar a exposição da intimação aos outros moradores;
V.    Em casos de dificuldades de encontrar o destinatário, tentar todos os tipos possíveis de comunicação, salvando as provas possíveis, com o intuito de demonstrar que o síndico procedeu às tentativas de entrega do mandado judicial. Abuse da tecnologia.

3)    Boa gestão das correspondências

O objetivo deste texto, além de expor a importância que tem o trato das correspondências, também é trazer dicas e ideias sobre a execução desta tarefa.

i.    Levar o assunto à assembleia. Assim, os condôminos podem dispor sobre os procedimentos no recebimento e entrega das correspondências no Regimento Interno. 

ii.    Ter livro de protocolo para anotação das correspondências importantes, como A.R’s e mandados judiciais, com dia, horário e funcionário, bem como as informações da retirada pelo morador. Lembre-se que estas correspondências têm prioridade máxima e a comunicação com o morador se faz necessária. 

iii.    Ideal ter escaninhos individuais para colocação das correspondências mais simples. O funcionário encarregado da distribuição deverá estar atento à numeração do apartamento e do bloco para evitar a troca. 

Importante também não demorar na distribuição das correspondências.

iv.    Usar a tecnologia. Hoje, serviços como os softwares de gestão condominial possuem a gestão de correspondências de modo informatizado, mais rápido e mais seguro nos registros das correspondências e na comunicação com moradores. Na contratação, se atente a este item e como ocorre na prática.

v.    Treinamento dos funcionários e análise para identificação de falhas. É importante o síndico manter os funcionários atualizados quanto ao procedimento da gestão das correspondências, e efetuar análise para detectar as possíveis falhas. 

vi.    Não aceitar correspondências violadas. Este item deve ser observado, pois eventual aceitação poderá atrair a responsabilidade do condomínio. Então o funcionário deverá recusar ou, se possível, contatar imediatamente o morador para o mesmo efetuar a retirada, se quiser. 

vii.    Contratar funcionário específico para fazer a gestão das correspondências. Deve ser considerado o custo-benefício de contratar um profissional com o tamanho do condomínio em número de moradores.

viii.    Se houver provas da violação do funcionário, este poderá ser dispensado por justa causa. Violar correspondência é algo sério e constitui crime, conforme já dita acima. Ademais, o funcionário poderá ser dispensado por justa causa.

Consulte o advogado. 

Enfim, é de suma importância o síndico se manter vigilante quanto ao procedimento de recebimento e entrega das correspondências, com atenção especial àquelas que são mais urgentes como A.R’s e mandados judiciais.

Caso não haja disposição do tema no Regimento Interno, não deixe de levar o assunto à assembleia do condomínio, inclusive já com uma estratégia na gestão destas correspondências. 

A padronização dos procedimentos traz clareza e facilita o entendimento dos funcionários, aplique esta ideia também em outras questões condominiais.

Por Luan Carvalho. Advogado atuante no direito condominial. 
 

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