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mai | 2023
Saiba como deve ser feito o controle de prestadores de serviço no condomínio
Entre as principais atribuições do porteiro está fazer o controle dos prestadores de serviço no condomínio. Estes prestadores podem tanto ser do empreendimento quanto das unidades autônomas.
Porém, essa tarefa não é simples. O fluxo de pessoas nos condomínios pode ser elevado a depender da quantidade de apartamentos ou casas e do número de profissionais que prestam serviços diários aos moradores, como diaristas, cuidadores, personal trainers, eletricistas, técnicos de internet e outros.
Isso sem contar os prestadores de serviço que atendem as demandas do próprio condomínio, como manutenções periódicas, obras, reparos e benfeitorias.
A segurança é a prioridade, já que casos de roubos, furtos e invasões podem acontecer em condomínios que não possuem controle seguro do fluxo de pessoas.
Por isso, é importante que exista um gerenciamento da entrada e saída de pessoas. Continue conosco e veja como fazer um controle de prestadores de serviço no condomínio.
Como fazer o controle de prestadores de serviço no condomínio?
Com os 5 passos abaixo é possível ter um controle mais eficaz da entrada dos prestadores de serviço no condomínio. Confira a seguir!
1. Exija a documentação do prestador de serviço
O primeiro passo na autorização para entrada de um prestador de serviço em condomínio é a confirmação pelo morador de que aquela pessoa é aguardada por ele e pode entrar. Autorização feita, é hora da documentação.
Documentos como RG, CPF ou carteira de motorista são importantes para que a equipe da portaria possa realizar a identificação do profissional e realizar o cadastro prévio.
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2. Realize um cadastro prévio para o controle de prestadores de serviço no condomínio
Após as exigências dos documentos obrigatórios, é hora de fazer o registro desses profissionais.
Esse cadastro permite um controle maior do fluxo de prestadores de serviço no condomínio. Entretanto, para ser efetivo, é necessário ser prático e funcional.
Cadastros mais longos atrasam o acesso do prestador de serviço nas dependências do condomínio, além de prejudicar o andamento do trabalho do mesmo e até do próprio porteiro, que pode ficar com uma fila de pessoas aguardando por atendimento.
Na ficha cadastral, as informações mais importantes são:
Nome completo;
Nome da empresa prestadora de serviços;
RG e CPF;
Placa do veículo (quando houver e caso seja necessário o uso da garagem);
Identificação da unidade imobiliária que o prestador vai realizar os serviços;
Horária da entrada e da saída.
Esses itens garantem mais segurança para o condomínio e para os moradores, portanto, são essenciais no registro de prestadores de serviço no condomínio.
3. Defina horários para prestação de serviços
É importante que todo condomínio tenha um horário para a realização de serviços nas áreas externas e nos apartamentos ou casas.
Além de evitar problemas com barulhos, uso do elevador para transportar materiais etc, também ajuda na administração e controle do fluxo de prestadores de serviço no condomínio.
O ideal é que esse tipo de profissional seja liberado durante o horário comercial. Isso porque nesses horários é possível contar com a ajuda de porteiros, zeladores, auxiliares e seguranças que fazem rondas no empreendimento.
4. Treine os profissionais da portaria
Os porteiros devem ser treinados para realizar a liberação de forma segura dos prestadores de serviço.
O passo mais importante é ter atenção na identificação de prestador de serviço. Nesse caso, a portaria deve estar atenta à documentação e à ficha cadastral.
Em situações de substituição de profissionais, por exemplo, é importante fazer um rápido treinamento sobre os procedimentos de controle de prestadores de serviço no condomínio para que ele esteja apto a desempenhar bem essa atividade.
5. Adote soluções tecnológicas
A tecnologia é uma ótima aliada para uma gestão eficiente de condomínios. Em relação ao controle de prestadores de serviço no condomínio, há diversas ferramentas tecnológicas, como aplicativos, softwares e outros.
O recurso realiza o controle de prestadores de serviços no condomínio: a equipe da portaria registra no app os dados do visitante ou profissional e em seguida chega uma notificação no celular do morador. Assim, o próprio condômino consegue autorizar ou não a entrada da pessoa.
Na hora de escolher uma plataforma, não deixe de checar se ela respeita a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Registros feitos manualmente podem ser perdidos, por isso, ferramentas são a melhor solução hoje para esse tipo de controle. Mas se for inviável ao seu condomínio adotar uma ferramenta tecnológica por enquanto, melhor contar com o bom e velho caderno de registro, que só deve ser acessado pelos funcionários, síndico e administradora.
Controle de prestadores de serviço contratados por unidade: o que fazer?
Quando os moradores contratam prestadores de serviço como diaristas, encanadores, eletricistas e outros, as recomendações de controle são as mesmas.
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É importante fazer o controle na portaria e realizar a confirmação com o morador antes de liberar a entrada do profissional, como visto no início da matéria.
No caso de reformas, é importante que o condômino siga a norma ABNT NBR 16.280, que traz todas as orientações para que uma reforma seja feita de forma segura, sem comprometer a edificação.
Além disso, o síndico deve exigir as informações sobre a empresa e os prestadores de serviço antes do início da obra. Isso facilita o controle e liberação dos profissionais na portaria.
O condomínio pode proibir entrada de prestador de serviço na falta dessas informações, portanto, você, como síndico, deve exigir do condômino todos os dados necessários.
Informe-se também sobre como orientar moradores sobre reformas nas unidades.
Como contratar prestadores de serviço no condomínio?
Agora que você já sabe como fazer o controle de prestadores de serviço no condomínio, também é importante encontrar bons fornecedores para o seu empreendimento.
Mas como contratar profissionais com segurança? Afinal, todo condomínio necessita de manutenções e reformas. Para serem feitas com qualidade é necessário contratar profissionais confiáveis.
O primeiro procedimento básico é selecionar empresas confiáveis e com boa reputação no mercado. Em seguida, é importante que o síndico verifique se os funcionários possuem registro formal e equipamentos de proteção individual (EPIs) fornecidos pela empresa.
Além disso, selecionamos outras dicas importantes para você ter atenção na hora de contratar uma empresa prestadora de serviço:
Monte um contrato;
Exija o seguro de vida e seguro contra acidentes;
Para obras, peça a ART (Anotação de Responsabilidade Técnica).
Se ainda tem alguma dúvida, escreva pra gente pelos comentários. Até a próxima.
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