Síndico estressado: 9 dicas para não perder o controle

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A vida do síndico nunca foi fácil e a pandemia de coronavírus aumentou de forma exponencial os desafios diários, turbinados pelo ineditismo e tensão pós momento. 

Assim como um para-raios deve estar bem aterrado e com a manutenção em dia para absorver uma descarga elétrica e conservar intacta a edificação, o síndico deve adotar práticas para dar conta da gestão condominial sem adoecer ou querer jogar a toalha.

Preparamos 9 dicas para o síndico não perder a cabeça. Boa leitura! 

 1. Estabeleça limites aos condôminos e moradores

O síndico deve ter postura e estabelecer limites para ser respeitado. Ter um protocolo de atendimento ao condômino claro, estruturado e bem divulgado é uma solução eficaz:

Estabeleça horários específicos para que os moradores possam interagir pessoalmente (ou por videoconferência) e tirar suas dúvidas.

Estabeleça meios de comunicação oficiais de atendimento:

É recomendável que o síndico tenha um número de telefone exclusivo para atendimentos, assim não há como burlar os horários já estabelecidos e misturar suas demandas pessoais com as do condomínio;

Aplicativo, portal e e-mail são outros canais de comunicação importantes, que podem ser usados a qualquer hora e ainda contam com a vantagem da documentação, como geração de protocolo de atendimento, e diminui conflitos, por serem mais objetivos.

Estipule prazo de resposta para os atendimentos. Isso evita cobranças fora de hora.  

Somente emergências podem quebrar essa regra. E este protocolo deve nomear o que são essas emergências. Exemplo: incêndio, enchente, alagamento, crimes - lembrando que tudo isso pode ser encaminhado por qualquer pessoa instruída, seja funcionário, conselheiro ou morador. Por isso tenha um plano de contingência para cada situação. "Evite abrir brechas para as regras que já foram definidas para que haja respeito".

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Quando o síndico se deparar com um morador alterado, nervoso, que muitas vezes o encurrala no corredor, deve lembrar do que já foi dito anteriormente e perguntar-se “dou conta da situação agora?”.

Se tiver condições de atendê-la, estabeleça um vínculo, converse olho no olho, num local mais reservado, ambos sentados e procure descontrair para quebrar o momento de tensão, perguntando do filho ou do pet, por exemplo.

O síndico também precisa ser didático em deixar claro aos moradores que há limites em sua atuação.

2. Tenha um método de trabalho e organização

Método de trabalho e organização são pontos muito importantes para o controle do estresse de qualquer profissional. 

Uso de um quadro onde estão mapeadas todas as situações permanentes para acompanhamento diário e semanal. Ela vislumbra o planejamento macro para não perder o norte.

Uso de agenda para as demandas diárias com prazos bem sinalizados.

Arquivos: além dos originais impressos, ela guarda todos em arquivos digitais na nuvem (como Google Drive, WeTransfer, Dropbox, OneDrive, iCloud) como backup e para acessar de qualquer lugar.

Planilhas com todos os compromissos e prazos listados.

3. Estude e se mantenha atualizado

A falta de conhecimento e de preparo também são gatilhos para o estresse do síndico. Por isso, todo gestor - orgânico ou profissional - deve estudar e se manter atualizado, seja por meio de cursos, leituras, eventos, webinars ou lives - muitos gratuitos.

Participe sempre de cursos e eventos para ajuda a estar mais preparada para enfrentar os desafios e isso alivia o estresse, aqui no Portal AoSíndico.com sempre temos eles disponíveis.

Um síndico que quer pensar só do seu jeito, não se abre para aprender com a experiências de colegas, não busca referências para desempenhar sua atuação, não pode culpar ninguém pelos seus resultados.

"Conhecimento e networking são elementos que fazem qualquer profissional ter clareza do que precisa ser feito." 

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4. Participe de uma rede de apoio com outros síndicos

Fazer parte de uma rede de apoio traz benefícios a qualquer pessoa, inclusive síndicos:

É um espaço seguro para compartilhar as batalhas que enfrenta elimina a solidão

Ajuda a encontrar respostas e soluções a partir da troca e da experiência dos pares

Ter uma rede de apoio é fundamental. 

5. Compartilhe responsabilidades com conselho e condôminos

O síndico não pode assumir o papel ilusório de super-herói e demonstrar para a comunidade condominial que pode fazer tudo sozinho.

Isso traz uma sobrecarga para ele, além de baixa participação e contribuição dos condôminos..

Além de contar com apoio dos conselheiros para debater assuntos relevantes e tomar decisões, o síndico também pode sugerir a formação de comissões de moradores para auxiliá-lo em diferentes assuntos, como obras, decoração, paisagismo, manutenção de áreas, festas etc.

O sucesso de uma comissão dependerá fundamentalmente do escopo para o qual foi criada, assim como a integração e harmonia dos membros junto à gestão. Isso alivia as demandas do síndico e sobra mais tempo para se dedicar a atividades mais especificas.

"Criar comissões é excelente. Os integrantes entendem que o trabalho do síndico é muito além do que se imagina e dá a oportunidade para o outro atuar, se sentir útil."

Alinhar expectativas: problemas que existem há 10 anos não serão resolvidos em 3 meses. Tenha um plano com prazos para cada etapa.

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Relembrar o papel de cada um: quando um conselheiro começar a passar por cima, é necessário resgatar e pontuar as funções do síndico, subsíndico e conselho.

A conversa não surtiu efeito? Formalize! Mande e-mail copiando todos os integrantes do conselho e, a depender do caso, o jurídico do condomínio. "Você pode até ganhar inimigos, mas não tenho receios. Saiba se posicionar com firmeza e não tema a perda de contrato", instrui a síndica profissional.

6. Tenha autoconhecimento e respeite seus limites

Ter a total consciência sobre si mesmo e reconhecer que não há como fazer tudo sozinho são os primeiros passos do síndico rumo ao autoconhecimento.

Autoconhecimento abrange saber quem ele é como pessoa, quais os seus valores, suas crenças, sua espiritualidade, suas limitações, suas motivações, inclusive em ser síndico, sabendo, com profundidade, o que compete ao cargo.

7. Adote práticas de autocuidado para saúde física e mental

o síndico precisa ter cautela para não padecer emocionalmente no convívio da realidade condominial.

"O esgotamento emocional é motivador de muitas renúncias, destituições e até casos de desenvolvimento da Síndrome de Burnout, patologia que leva à 'despersonalização' de diversos profissionais que lidam com o público em um ambiente estressante. Sendo o síndico uma figura muito exposta, deve ter todo o cuidado com sua saúde emocional".

Primeiro estabeleça os limites de autocuidado, pois você não vai conseguir ajudar ninguém se não estiver com suas emoções equilibradas. Evite levar conflitos do condomínio para suas horas de lazer. Por outro lado, mostre para sua família a importância do seu trabalho. Assim conseguirá manter harmonia em ambas as partes.

8. Priorize sua vida pessoal e familiar

Estabelecer limites às atividades de gestão condominial requer maturidade profissional e de vida. O síndico precisa aprender a se desconectar até mesmo para fazer as ideias fluírem.

Dependendo do perfil, o síndico pode ser muito ansioso para tomar decisões rapidamente e a pressa atrapalha justamente a refletir, ter ideias e elaborar soluções.

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"Sempre vai ter trabalho, e-mails e atividades que não consegue finalizar no dia e podem ser deixados para amanhã. É preciso dar tempo para a maturação das ideias e para isso é preciso 'refrescar' a cabeça".

Faça pergunta simples para se autoavaliar periodicamente:

Quanto tempo tenho ficado longe da família?

Quantas vezes isso acontece na semana?

Quanto tempo tenho dedicado à vida social/descanso?

Familiares e/ou amigos reclamam da minha ausência?

9. Saiba quando é chegada a hora de parar 

Todas as lições anteriores foram colocadas em prática e, ainda assim, o estresse do síndico não passa? É preciso ter sensibilidade, sabedoria e humildade para reconhecer que, provavelmente, o ciclo naquele condomínio se encerrou.