Condomínios devem cadastrar funcionários e síndicos no eSocial a partir deste mês

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A nova fase do eSocial, sistema online do governo federal para controle de obrigações trabalhistas, previdenciárias e fiscais, traz impacto direto nos 22 mil condomínios do Estado de São Paulo, e de todo o país.

A partir de hoje dia 10 de abril, os condomínios devem obrigatoriamente inserir no sistema todos os dados cadastrais dos seus funcionários. Cada condomínio da capital paulista possui, em média, cinco funcionários.

Informações como nome completo, número de CPF, NIS (Número de Identificação Social), data de admissão e dependentes do trabalhador deverão ser cadastradas e validadas. O envio de informações sobre os trabalhadores e seus vínculos com os condomínios também deverá contemplar dados como afastamentos temporários, alterações contratuais ou cadastrais dos funcionários.

Também deverão ser inseridos no eSocial os dados sobre os síndicos, incluindo período inicial do mandato, tanto daqueles que recebem pró-labore quanto dos isentos do pagamento da cota de condomínio mensal. O prazo final para envio das informações é 9 de julho deste ano.

Todo condomínio ou associação que tenha funcionário, retirada de pró-labore, isenção de síndico ou que trabalha como autônomo deverá prestar informações ao eSocial. O descumprimento de prazos ou obrigações pode levar a aplicação de multas por parte da Receita Federal, Previdência Social ou Ministério do Trabalho.

A única forma de envio das rotinas do eSocial é por meio do Certificado Digital. Por ele será possível fazer transações online com garantia de autenticidade e com toda proteção das informações. O síndico deve verificar se seu condomínio ou associação tem o certificado em dia para evitar atraso no envio das informações.

Sobre o cronograma do eSocial e os condomínios - passo a passo

O cronograma do eSocial para condomínio ou associações, que integram o terceiro grupo, está divido em quatro fases, conforme abaixo:

• 1ª fase - Envio do cadastro dos dados do condomínio e tabelas de cadastro, verbas de folha, função, horário e escala.

Período: Início em 10/01/2019 e término de 09/04/2019 

• 2ª fase - Envio de informação dos funcionários e seus vínculos com os condomínios e ou associações, que inclui admissão, afastamento temporário, alteração contratual e cadastral do funcionário.

Importante - Nesta 2ª fase deverão ser enviadas também as informações dos síndicos isentos ou que recebem pró-labore, os dados obrigatórios são os dados cadastrais e o período inicial do mandato.

Período: Início dia 10/04/2019, e término em 09/07/2019.

• 3ª fase - Envio da folha de pagamento com informações sobre salário, horas extras, desconto INSS, desconto de Imposto de Renda, assim como informações sobre as pessoas que trabalharam como autônomo no condomínio, isenção de síndico e pró-labore.

Período: A partir de 10/07/2019 e mensalmente até o dia 7 de cada mês.

• 4ª fase - Informações sobre segurança e saúde do trabalhador.

Período: A partir de julho 2020, mensalmente, sempre que houver alguma alteração.

Veja também:  Convenção de Condomínio X Regulamento interno 

Quais são as multas previstas para erros no eSocial e omissão de transmissão?

Existem diferentes multas no eSocial, direcionadas a erros diversos e omissões que as empresas ainda não adequadas podem cometer.

Por exemplo, se o negócio ainda não adotou a obrigação fica sujeito a pagar multa mensal a partir de R$ 1.812,87, prevista para empresas que não enviam os dados da folha de pagamentos em conformidade com o programa.

Mesmo para as organizações que já se adequaram, penalizações podem ser aplicadas em situações específicas. Caso a admissão de um trabalhador não seja corretamente informada no eSocial, a autuação para empresas de micro e pequeno porte pode custar R$ 800 e para as de grande e médio ficar entre R$ 3 mil e R$ 6 mil.

Uma das menores multas, que igualmente tem de ser evitada, é aplicada quando o negócio não informa dentro do programa as férias de um empregado: R$ 170 por ocorrência.

Sendo assim, uma empresa que não se adéqua a tempo ao ao eSocial pode acumular várias multas a pagar, pois envia dados da folha de pagamentos fora dos padrões do programa e ainda deixa de prestar informações exigidas acerca de outros eventos trabalhistas pontuais.

Quais obrigações serão substituídas pelo eSocial?

Além de substituir uma série de obrigações individuais, o programa centralizará transmissões de dados que ainda são feitos por meio delas em declarações, obrigações e formatos de registros como:

• GFIP, que citamos anteriormente;
• Livro de registro de empregados;
• Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED);
• Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
• Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
• Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
• Declaração de Imposto Retido na Fonte (DIRF);
• Guia de Previdência Social (GPS).

Todas essas e outras obrigações não deixarão de existir imediatamente. As mudanças, bem como as substituições, ocorrerão gradualmente.

O que é a versão simplificada do eSocial?

O programa, especialmente em sua versão completa, é bastante complexo e exige uma gama enorme de dados e controles. Por isso, e visando a facilitação para os negócios menores, a Receita Federal, junto ao Sebrae, criou uma versão simplificada.

O layout para optantes do Simples dos portes micro e pequeno é acessado pela internet com código de acesso e senha, o que exclui a necessidade de instalação de plataforma do eSocial.

Em comparação com a obrigação voltada às demais empresas, a versão simplificada conta com no máximo 300 campos de preenchimento, enquanto na plataforma completa são quase 1.500.

Sendo necessário, como retificar o eSocial?

A retificação é feita com nova transmissão de dados, para corrigir os enviados equivocadamente na vez anterior.

Para isso, é preciso utilizar o local do layout destinado à efetivação de correções e preencher nele o evento e os dados a serem corrigidos. Também, é necessário informar o número do recibo da transmissão original para referenciá-la na retificação, apontando o mês que está sendo corrigido.

Toda e qualquer ação relacionada ao eSocial e seus detalhes precisa de muita atenção por parte das empresas. Isso porque não somente descumprimentos geram multas, mas também porque o programa tornará mais eficiente e rápida a fiscalização feita pelos órgãos públicos.

Logo, tem-se um cenário de alterações estruturais somadas a um Fisco mais atuante, o que diretamente aumenta o risco fiscal da empresa que não aderir corretamente ao eSocial.

Este Post tem finalidade apenas informativa, não substitui uma consulta a um profissional. Fique atento e, se ainda tem alguma dúvida, escreva pra gente pelos comentários. Até a próxima.